Falldokumentation
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Die Falldokumentation hilft bei der Ausbildung und beim Qualitätsmanagement.
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Zum Thema » Grundsätzlich ist die Frage der Dokumentation von der Protokollierung abzugrenzen. Die Dokumentation wiederum erfordert eine Unterscheidung nach ihrem Zweck. Deshalb finden Sie neben der Falldokumentation Beiträge zur Qualitätsdokumentation und zur Dokumentation der Abschlussvereinbarung. Der Gesetzgeber erwähnt die Dokumentation lediglich in §2 Abs. 6 Mediationsgesetz im Zusammenhang mit der Abschlussvereinbarung.
Die Falldarstellung
Wie der Name sagt, bezeichnet die Falldokumentation eine Darstellung des Falles in seinem mediativen Ablauf. Eine genaue Abgrenzung zwischen dem Protokoll, der Dokumentation und einer Notiz finden Sie im Beitrag Protokolle.
Dokumentationspflicht
Die Falldokumentation wird im Gesetz nicht explizit angesprochen. Lediglich der § 5 des Entwurfs der ZMediatAusbV sah eine Dokumentationspflicht vor. Auch wenn die gültige ZMediatAusbV diese Vorschrift nicht übernommen hat, ist die Dokumentation spätestens aus Gründen des Qualitätsmanagements angezeigt. Sie wird von einigen Verbänden in den Standards vorgeschrieben.1 Auch außerhalb der Ausbildung lohnt sich eine Falldokumentation aus Gründen des Qualitätsmanagements.
Sinn und Zweck
In der Ausbildung soll die Dokumentation Anlass sein, sich über den Gang des Verfahrens, das Verhalten des Mediators und den Umgang mit besonderen Situationen Gedanken zu machen. Weiterhin soll die Dokumentation belegen, dass Fälle bearbeitet wurden. Im Alltagsgeschäft soll die Dokumentation zeigen, dass die wesentlichen Schritte der Mediation mediationsfehlerfrei durchgeführt wurden.
Format
Vorschriften über die Fassung der Dokumentation gibt es nicht., Eine Orientierung findet sich im Entwurf des Entwurfs der ZMediatAusbV. §5 des Entwurfs sah vor:
(1) Der zertifizierte Mediator hat regelmäßig Mediationsverfahren durchzuführen, und zwar innerhalb von zwei Jahren mindestens vier Mediationsverfahren als Mediator oder Co-Mediator.
(2) Die Mediationsverfahren nach Absatz 1 sind zu dokumentieren. Die Dokumentation muss enthalten:
Name, Vornamen, Geburtsort und Geburtsdatum des Mediators und gegebenenfalls des Co-Mediators,
Datum, Ort und Dauer der Mediationstermine und Vorgespräche, anonymisierte Angaben zur Konfliktsituation, zu den Konfliktbeteiligten und den Konfliktthemen sowie anonymisierte Beschreibung des Verlaufs und Ausgangs der Mediation.
(3) Der zertifizierte Mediator soll auch praktische Erfahrungen im Rahmen von Supervision, Intervision und Covision erwerben.
Vorlage
Die nachfolgende Vorlage für eine Falldokumentation orientiert sich an den Vorschriften des Entwurfs zur Ausbildungsverordung mit einigen sinnvollen Ergänzungen. Die Vorlage kann für die in manchen Ausbildungen vorausgesetzte Falldokumentation verwendet werden.2
Bedeutung für die Mediation
Die Dokumentation dient in erster Linie dem Qualitätsmanagement. Sie zwingt den Mediator, sich mit der Durchführung der Mediation auseinanderzusetzen. Es macht durchaus Sinn, Erfahrungen, die in einer Mediation gesammelt wurden zu archivieren, um gegebenenfalls darauf wieder zurückzukommen. Wer seine Erfahrungen teilen und erweitern möchte, kann die Falle anonymisiert im Praxisforum oder im Intervisionsform einstellen. Was Mediatoren im Einzelnen verwahren müssen (oder sollten), ergibt sich aus dem Beitrag Aktenführung.
Was tun wenn ...
- Der Mediator protokolliert ohne Einwilligung der Parteien
- Der Mediator unterlässt eine Dokumentation
- Weitere Empfehlungen im Fehlerverzeichnis oder im Interventionenfinder
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